УСЪВЪРШЕНСТВАНЕ НА СИСТЕМАТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ – ПЪТ КЪМ УСПЕХА. ВТОРА ЧАСТ

 

Александър Шабсис, PhD, Континент, 12.07.2025  г.

3. Показатели за определяне на ефективността на управленския апарат на всички нива

За да се разработи нова или да се подобри съществуваща система за управление, е необходимо да се определят показатели, които ще измерват ефективността на структурните подразделения, служителите и организацията като цяло. Те трябва да обхващат различни аспекти от  индустриалната, селскостопанската, търговската, финансовата и други области на компанията или организацията на всички управленски нива и да бъдат взаимносвързани.

Естествено, наборът от показатели и методите за тяхното изчисляване ще се различават в зависимост от вида дейност на организацията. Ето защо се препоръчва разработването, методологията на изчисляване, поддръжката и коригирането на конкретен показател да се възложат на структурно звено и конкретно длъжностно лице (така че да има някой, който да бъде отговорен). Редица експерти смятат, че основната роля има съдържанието на стратегията, а формата на представяне, включително набора от показатели, е второстепенна. Но това е погрешна гледна точка. Постепенно мениджърите на различни нива започват да разбират, че за да се постигнат успешно стратегическите цели, е необходимо всички служители на определена организация ясно да ги разбират. За тази цел системата от индикатори играе важна роля. Това, в комбинация с правилната методология за тяхното определяне и изчисляване, е от първостепенно значение.

Типичен набор от стъпки при избора на показатели за разработване на стратегически и оперативни цели за дадена организация трябва да включва:

–            Формулиране на стратегически цели и оперативни методи за постигането им.

–            Определяне на набор от технико-икономически показатели, отразяващи поставените цели.

–            Установяване на причинно-следствени връзки между показателите и техните количествени и качествени характеристики.

–            Определяне и изчисляване на реално постижимото ниво за всеки показател в конкретна организация.

Планираните показатели трябва да бъдат дългосрочни (за следващите 3, 5, 10 години) и краткосрочни (за тримесечие, месец, седмица, ден).

Показателите служат както за оценка на ефективността на управленския процес, така и на неговата ефикасност.

Разликите между форма и съдържание са ясно видими в данните за заетостта в САЩ, предоставени от Федералното бюро по трудова статистика. Нека първо да видим числата, а заключенията да направим след това:

–            Населението на Съединените щати е 335 милиона души.

–            Потенциално трудоспособно население (на 16 и повече годишна възраст) – 267,4 милиона души.

–            Заети на работа – 163,3 милиона души.

–            Коефициент на заетост: 59,7%.

–            Пълна заетост – 134,8 милиона души.

–            Броят на безработните е 7,2 милиона души.

–            Нивото на безработица е 4,2%, сред младите хора – 9,7%.

–            Брой свободни работни места – 7,6 милиона.

Според Trading Economics, 21,5 милиона души в Съединените щати работят на непълен работен ден. През март 2024 г. техният брой е достигна своя максимум – 28,6 милиона души, а минимумът е регистриран през 1968 г. – 10,1 милиона души, тоест почти три пъти по-малко.

А сега по същество – колко свободни работни места всъщност могат да заемат безработните? Колко безработни трябва да се преквалифицират и преквалифицират и къде? Каква е цената на обучението? Къде да намеря работа на пълен работен ден за служители на непълен работен ден? Как можем да преструктурираме образователната система (училище-колеж-университет), така че тя да отговаря на реалните нужди на икономиката и да осигурява на хората работа, а не само студентски заеми?

Всички технически, икономически и социални показатели трябва да бъдат анализирани, наблюдавани и коригирани от съответните управленски органи, като на тяхна основа трябва да се вземат конкретни и оперативни решения от федералните, щатските и местните власти, ръководствата на фирми и организации.

4. Основни насоки и методи за подобряване на системата за управление

Експертите по системи за управление твърдят, че 80% от успеха на всяка организация се осигурява от системата за управление, докато капиталът и работната сила осигуряват само по 10%. Бившият президент на Ford и Chrysler, Лий Якока, пише – „Най-големият проблем, пред който е изправен американският бизнес днес, е, че мениджърите разполагат с твърде много информация. Тя им замайва главите, заслепява ги и те не знаят какво да правят с нея.“ Това твърдение се отнася както за държавните агенции, така и за всяка друга компания или организация. Трябва да се подчертае, че техническите средства за контрол също са в процес на постоянно актуализиране. Производствените компании предлагат на потребителите нови и обновени компютри, принтери, факс апарати, телефони и модеми на всеки шест месеца, а понякога и по-често. Редица експерти обаче смятат, че колосалните средства, вложени в придобиването им, не осигуряват очаквания икономически ефект. Освен това много мениджъри на различни нива на управление отбелязват, че работата им се е променила малко. Това се дължи на факта, че в процеса на създаване и усъвършенстване на системите за управление не се обръща достатъчно внимание на организационния аспект.

Методите и технологиите за управление, тяхната специфичност, трябва да се променят, като се вземат предвид промените във външните и вътрешните условия, в които функционира определена организация. Основната задача на мениджърите е да направят ресурсите продуктивни. Още през 1875 г. Фредерик Тейлър доказва, че работата може да бъде управлявана и следователно да бъде продуктивна. Той е един от първите, които разбраха, че продуктивната работа е прилагането на съвременни методи на управление за ефективно използване на капитал, труд, време и знания. Всеки от изброените ресурси изисква независимо и квалифицирано управление.

Например, Джак Уелч, когато става главен изпълнителен директор на General Electric през 1981 г., на първо място се фокусира върху подобряването на организационната структура на компанията. Той премахна ненужните разделения и длъжности, нерентабилните клонове в страната. Извършена е серия от съкращения, в резултат на които са уволнени над 10 000 души. По негова инициатива са създадени клонове в чужбина и корпорацията стана международна. Уелч разширява обхвата на дейността, като започна да развива сектора на услугите, който носи на корпорацията повече от 70% от печалбата ѝ. За да обсъди проблемите, които определят функционирането на компанията, той създава механизъм, който позволява на служителите на всички нива да бъдат включени в този процес. В същото време никой не е преследван за критика, а предложенията, насочени към подобряване на делата на компанията, се проучват внимателно. Изминаха повече от 40 години и правителствените лидери, лидерите на малкия бизнес, а не само най-големите американски компании, да осъзнаят важността на подобряването на управлението и действително да го прилагат в дейността си. На федерално ниво тази работа понастоящем се извършва от Министерството на ефективността на управлението. Трябва да се отбележи, че тази работа е до известна степен повлияна от нова тенденция – преходът от глобализация на световната икономика към протекционизъм.

Нека дадем само един исторически пример от областта на усъвършенстването на управленската идеология. Изключителният американски теоретик и консултант по мениджмънт Питър Дракър е помогнал на мениджърите на много компании да намерят най-добрите решения на проблемите, пред които са изправени. Бутилираща компания го помолила за съвет как да разшири бизнеса си. „Какво представлява вашият бизнес?“ – пита Дракър на първата си среща с борда на директорите. Смаяният президент отговоря – „Нашият бизнес е производство на стъклени бутилки за напитки и бира.“ Дракър възразява – „Не съм съгласен – това е бизнес с опаковки.“ С тези думи той променя отношението на ръководството на компанията към тяхното предприятие. Те видяха нови перспективи за неговото развитие и разширяване.

Днес основните принципи, на които се основава теорията и практиката на управлението през последните десетилетия остаряват бързо. Математическите формули, използвани за изчисления при решаване на задачи за управление, и математическите модели, отразяващи изследваните явления, показват, че дори много успешен модел за определени фактори се оказва неподходящ за други, променени условия.

Работата по създаването и усъвършенстването на системи за управление на организационната информация (OISM) трябва да се извършва от разработчиците на системи за управление в тясно сътрудничество с екипа на организацията-клиент (потребител).

Първият етап е задълбочен и всеобхватен анализ на текущата система за управление на организацията на клиента. Това включва анализ на:

–            Организационна управленска структура.

–            Правилник за структурните подразделения и длъжностните характеристики на служителите.

–            Форми на документи, начини за тяхното попълване и използване.

–            Организация на документооборота с разработване на бази данни и банки с данни.

–            Степени на централизация и децентрализация при вземане на управленски решения.

–            Съдържание, организация и използване на информацията от мениджъри и специалисти.

–            Използван софтуер и хардуер.

Трябва да се отбележи, че трудоемкостта и разходите за аналитична работа в проект за подобряване на системата за управление съставляват 30–40% от общите разходи. Качеството на извършения анализ определя правилността на избора на проектни решения.

Следващият етап е процесът на разработване на дизайнерски решения, който трябва да включва:

–            Формулиране на основната идея – интегриране на разработките за създаване или подобряване на организационни, икономически, технически и технологични условия за ефективно управление на всяка организация.

–            Методологията и процедурата (документирана) за представяне на информация на потребителите въз основа на централизирани или разпределени бази данни и банки, създадени по време на процеса на разработка.

–            Отговори на запитвания от ръководния персонал на всички нива относно евентуални отклонения от планираните показатели в работата на структурните подразделения или отделни служители.

Разработването на проекта трябва да обхваща планиране, контрол, регулиране, счетоводство и анализ, както и времевите периоди за извършването им.

Системният анализ на функционирането на организацията трябва да разглежда изучаваните явления и процеси по всеобхватен начин, като отчита техните вътрешни и външни връзки.

Определяне на състава, количеството на необходимата информация, времето за нейната обработка и представяне на персонала. Следователно е необходимо човекът, техническите средства и информацията да се разглеждат в единство.

Изследванията показват, че най-голям ефект може да се постигне само когато локалните функционални подсистеми (напр. подсистема за персонал, производство, доставки, продажби, качество, оперативно управление и координация, подсистема за планиране) се разглеждат като едно цяло.

Като се има предвид, че времевият период е един от основните параметри на планирането, изпълнението на стратегическите и тактическите цели се осигурява чрез взаимовръзката на дългосрочни (многогодишни), годишни, тримесечни, месечни, седмични и дневни планове и графици.

Бихме искали специално да подчертаем, че в процеса на усъвършенстване на системата за управление, целите на организацията трябва да бъдат ясно формулирани:

–            Стратегически цели, свързани например с избора на вид продукт, методи на производство и маркетинг.

–            Технико-икономически цели на предприятието (обем на производство, заплати, печалба, себестойност и др.).

–            Производствени и технологични цели, които определят спазването на технологичните параметри и производствените планове на структурните звена.

Интеграцията в системата за управление се постига чрез съвместимост на техническата, софтуерната, информационната и други видове поддръжка.

Важен момент при подобряването и създаването на система за управление е ясното и правно формализирано разделение на правата, задълженията и отговорностите на клиента и разработчика. В този случай трябва да се разграничат три етапа:

–            Анализ на настоящата система за управление и подготвителна работа за разработване.

–            Разработване на дизайнерски решения.

–            Внедряване, разработване и въвеждане в експлоатация на подобрена система за управление.

Както никога досега, мениджърите на всички нива са оборудвани с технологии и комуникационни инструменти и следователно имат по-голяма отговорност да познават нуждите на обществото и нуждите на компанията и да прилагат своите управленски умения, за да ги посрещнат. Идеята, че развитието в областта на мениджмънта позволява изграждането на мостове между народи, които се различават значително по своята култура и географски условия, получава всеобщо признание. Мениджърите действат като катализатори в развитието на човешкото общество. Съществуването на глобален пазар изисква координация на управлението в световен мащаб. Потребителски стоки, промишленост, пари и кредит, услуги за системи за контрол, комуникации и транспорт са само някои от областите на икономиката, които изискват координация на управлението.

Когато говорим за мениджъри, не може да се пренебрегне очертаващата се тенденция – увеличаването на средната възраст на мениджърите (експертите наричат това явление „посивяваща Америка“) и ръстът на броя на жените сред мениджърите (около 28%). Изследванията показват, че мениджърите се представят по-добре, когато усилията им са насочени към изпълнение на възложените функции и задачи, възложени от ръководството, а не към идентифициране на своите слабости и недостатъци.

Необходимостта от адаптиране към глобалната среда чрез сътрудничество се превръща в основен фактор в този променящ се свят. Философът Алфред Норт Уайтхед пише – „В условията на съвременния живот има абсолютно правило: раса, която не цени образованието и интелигентността, е обречена. Днес ние все още осигуряваме собственото си съществуване. Утре науката ще се придвижи с една крачка напред и всеки, който не успее да се справи с нея, ще бъде извън играта.“

Пожелавам ви успех!